Politique de confidentialité

Déclaration de confidentialité

Nous nous engageons à protéger la confidentialité de vos renseignements personnels et à les traiter dans le respect de la loi et de votre vie privée.

Aux fins de la prestation de nos services, nous recueillons, utilisons, consultons et divulguons quotidiennement des renseignements de nature personnelle et/ou confidentielle. Par conséquent, nous prenons toutes les mesures nécessaires afin de protéger vos informations personnelles et par le fait-même de nous conformer aux nouvelles exigences édictées par la Loi 25. En nous fournissant des renseignements personnels (par l’intermédiaire de notre site Web, par courriel, en personne, par téléphone ou autre), vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente déclaration.

Si vous avez des questions ou souhaitez savoir exactement quelles données nous conservons, veuillez nous contacter.

Voici les individus concernés :

  • Vous êtes un client, vous êtes assuré, coassuré, adhérent, bénéficiaire
  • Vous entrez en contact avec nous, vous n’êtes pas client
  • Vous naviguez sur notre site Web
  • Vous postulez un emploi chez nous
  • Vous avez fait une demande de soumission, vous êtes un ancien client
  • Vous êtes fiduciaire, mandataire ou liquidateur d’une personne qui fait affaire avec nous
 

Comment nous recueillons vos renseignements personnels

Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels auprès de différentes sources :

  • Vous, lorsque vous interagissez avec nous
  • D’autres personnes ou organisations. Par exemple : votre employeur, des agences d’évaluation de crédit, des professionnels de la santé, des organismes gouvernementaux et des bases de données publiques et privées qui peuvent détenir des renseignements à votre sujet.
  • Des personnes qui détiennent un produit ou un service, comme l’assuré principal d’une police d’assurance. Avant de nous fournir vos renseignements personnels, ces personnes doivent obtenir votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels.

Quels renseignements personnels nous recueillons

Nous nous limitons à l’essentiel. Nous recueillons les renseignements personnels nécessaires pour les objectifs listés dans cet énoncé.

Nous considérons comme un « renseignement personnel » tout renseignement qui vous concerne et qui permet de vous identifier directement ou indirectement (par exemple, en l’associant à d’autres renseignements).

Voici des exemples de ce que nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer.

Renseignements pour vous identifier :
  • Nom et prénom, date de naissance
  • Adresse postale ou électronique et numéro de téléphone
Renseignements sur votre dossier d’assurance :
  • Soumissions et propositions d’assurance
  • Renseignements sur les personnes et biens assurés, primes, protections, conditions et autres garanties
  • Renseignements recueillis lors de demandes de réclamation
  • Historiques de sinistres et dossier de conduite automobile
Renseignements financiers :
  • Revenu, salaire, solde et créances, bilan financier
  • Rapports de solvabilité et dossier de crédit
  • Informations de paiement
Renseignements sur vos interactions et communications avec nous :
  • Communications écrites
  • Notes, comptes-rendus et historiques de vos communications avec nous
  • Renseignements sur vos demandes d’information, vos insatisfactions ou vos plaintes
  • Préférences en matière de langue ou de communication
Renseignements liés à nos vérifications et à la sécurité :
  • Renseignements figurant dans des registres publics (par exemple : registres municipaux, registres fonciers, registres judiciaires)
  • Antécédents criminels
Autres renseignements :
  • Renseignements sur d’autres personnes que vous (par exemple : mandataire, tuteur, représentant temporaire, assistant, bénéficiaire, conjoint, personne à charge ou autre personne assurée)
  • Renseignements sur votre situation professionnelle (par exemple : votre formation, occupation, association ou ordre professionnel)

Pourquoi nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels

Vos renseignements personnels nous servent à vous proposer des produits et services et à respecter nos obligations légales.

Voici dans quels objectifs nous recueillons, utilisons, conservons et communiquons vos renseignements personnels.

Vous offrir nos produits et services
  • Vous identifier
  • Comprendre votre situation, votre profil, vos besoins et vos objectifs
  • Vous offrir des recommandations et des conseils liés à votre situation
  • Mettre à jour votre dossier
  • Traiter vos demandes d’information, vos réclamations, vos insatisfactions et vos plaintes
Respecter nos obligations légales
  • Détecter et prévenir les fausses représentations, fraudes, cybermenaces et autres infractions aux lois
  • Enquêter au besoin
  • Remplir nos obligations fiscales
  • Remplir nos obligations de conservation
  • Répondre aux demandes et aux ordonnances des tribunaux et des organismes gouvernementaux et réglementaires

Nous obtenons toujours votre consentement, sauf si la loi nous permet de faire autrement

Nous vous demandons votre consentement avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels. Dans certains cas, nous pouvons présumer que nous avons votre consentement, ou la loi nous permet de ne pas l’obtenir. (Voir section ci-dessous)

Nous pouvons vous demander votre consentement de différentes façons :

  • Par écrit, verbalement, par téléphone, incluant par un message automatisé
  • De façon électronique ou numérique
Quelles sont la durée et la portée de votre consentement

Votre consentement est valide pour la durée nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels nous l’avons demandé. Il reste ensuite valide pour remplir nos obligations de conservation décrites dans la loi et dans nos calendriers de conservation. Votre consentement est valide uniquement pour les objectifs que nous vous avons déclarés. Si nous souhaitons recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels pour d’autres objectifs, nous vous demanderons à nouveau votre consentement, sauf dans les cas décrits à la section suivante.

Cas où nous n’obtenons pas votre consentement

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels sans obtenir votre consentement si la loi nous le permet, par exemple si l’utilisation est à votre avantage ou si elle est compatible avec l’objectif de la collecte. Nous pouvons aussi utiliser ou communiquer vos renseignements personnels sans obtenir votre consentement si la loi nous le permet, notamment pour respecter nos obligations légales. Par exemple :

  • Pour nous conformer à une ordonnance d’un tribunal ou d’un autre organisme
  • Pour prévenir ou détecter la fraude
  • Dans le cadre d’une enquête

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d’autres personnes et organisations

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à nos sociétés affiliées et à d’autres personnes ou organisations, si c’est nécessaire pour atteindre les objectifs listés dans cet énoncé.

Voici quelques exemples :

  • D’autres institutions financières, comme des assureurs et des réassureurs
  • Des employeurs
  • Des fournisseurs de services en lien avec une réclamation, comme des établissements et des professionnels de la santé ou des ateliers de réparation automobile
  • Des organismes gouvernementaux ou des autorités réglementaires
  • Des entreprises offrant des services technologiques ou d’expédition de documents
  • Des organismes qui détiennent des renseignements en matière d’assurance, de fraude ou d’indemnisation, comme des agences d’évaluation de crédit, le Groupement des assureurs automobiles, la Société d’assurance automobile du Québec, le Fichier central des sinistres automobiles ou d’autres registres municipaux ou fonciers.
Nous pouvons communiquer des renseignements personnels hors du Québec ou du Canada

Nous conservons habituellement vos renseignements personnels au Québec ou au Canada mais pourraient être hébergés sur des serveurs sécurisés pouvant être situés aux États-Unis si la nature de la prestation de service le justifie. 

Nous faisons parfois appel à des fournisseurs basés ailleurs. Nous pouvons donc communiquer vos renseignements personnels dans un autre pays ou une autre province. Ils sont alors soumis aux lois de ce pays ou de cette province. Nous exigeons que les fournisseurs mettent en place des mesures de sécurité adéquates avant de leur communiquer des renseignements personnels.

Comment nous utilisons les témoins et les technologies similaires (Cookies)

Lors de votre navigation sur notre site web, nous recueillons des témoins dans certaines circonstances. La plupart de nos témoins ne collecteront pas de renseignements qui vous identifient, mais recueilleront plutôt des renseignements généraux comme la façon dont les utilisateurs accèdent au Site et comment ils l’utilisent.

Pour toutes questions relativement à l’utilisation des témoins, veuillez communiquer avec nous conformément à la section Nous joindre du présent site web.

Comment nous protégeons vos renseignements personnels

Seules les personnes qui ont besoin d’accéder à vos renseignements personnels pour remplir leurs fonctions peuvent le faire. Elles ont seulement accès aux renseignements nécessaires pour atteindre les objectifs listés dans cet énoncé. Ceci est vrai autant pour les membres de notre équipe, que pour nos fournisseurs et partenaires externes. Nous avons mis en place des mesures pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, utilisation ou communication non autorisés.

  • Limiter l’accès aux renseignements personnels au strict nécessaire
  • Enregistrer toutes les opérations de copie et d’exportation de renseignements personnels dans le cours de nos activités courantes
  • Mettre en place des mots de passe, des pare-feux et d’autres mesures de sécurité
Nous détruisons vos renseignements personnels après avoir rempli nos obligations

Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs listés dans cet énoncé. Même si nous vous ne faites plus affaire avec nous, nous devons généralement les conserver pendant une certaine période pour respecter nos règles d’affaires et nos obligations légales. Une fois que le délai de conservation est passé, nous détruisons vos renseignements personnels de façon définitive.

Exactitude des renseignements

Nous avons pris des mesures raisonnables afin de nous assurer que les renseignements personnels que nous détenons sur vous soient exacts, complets et à jour au moment de leur utilisation. Nous comptons également sur votre collaboration afin de communiquer avec nous pour nous faire part de tout changement à vos renseignements personnels.

Vos droits

Retirer votre consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels lié à tous les autres objectifs listés dans cet énoncé, mais nous pourrions ne plus pouvoir vous offrir nos produits et services. Nous pourrions également devoir conserver certains renseignements personnels pour respecter nos obligations imposées par la loi et par contrat.

Accéder à vos renseignements personnels et les faire corriger

Vous avez des droits liés à vos renseignements personnels. Vous pouvez nous demander :

  • d’y avoir accès, de les corriger ou de les mettre à jour
  • une vue d’ensemble, sous un format communément utilisé

Voici les étapes du traitement d’une demande :

  • Vous devez envoyer une demande d’accès aux données par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels.
  • Nous traiterons votre demande dans les 30 jours après l’avoir reçue. Nous vous informerons si vous devez payer des frais de transcription, reproduction ou transmission.
  • Vous recevrez notre réponse par écrit.

Une question, un commentaire?

Notre responsable de la protection des renseignements personnels monte la garde. Cette personne s’assure que nous respectons les règles décrites dans cet énoncé et dans la loi. Pour communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, écrivez-nous à serviceclient@feltonassurances.com ou à l’adresse suivante :

Responsable de la protection des renseignements personnels

Maxime Felton
7900 Boul.Taschereau B-101
Brossard (QC)  J4X 1C2

Notre Politique est régulièrement mise à jour afin de se conformer aux divers changements législatifs. Par conséquent, nous pouvons modifier le contenu de notre site et notre façon d’utiliser les témoins sans préavis et, par conséquent, le fait de continuer à utiliser notre site internet constitue une acceptation de votre part de la Politique et de toute mise à jour.